書(shū)籍類(lèi)的整理完成后就開(kāi)始進(jìn)行文件的整理。

什么是文件呢？比如，掛在墻上的袖珍信箱里塞得滿(mǎn)滿(mǎn)的郵寄品，冰箱上貼滿(mǎn)的孩子學(xué)校寄來(lái)的通知書(shū)之類(lèi)的印刷品，電話(huà)機(jī)旁邊放著的還沒(méi)及時(shí)回復(fù)的同學(xué)的明信片，還有攤放在桌子上好幾天的報(bào)紙。家中會(huì)留存這么多的文件，主要有以下幾方面的原因。

很多人認(rèn)為家里的文件應(yīng)該比辦公室少得多，但其實(shí)不然。通過(guò)整理，從顧客家里清除出來(lái)的文件數(shù)量，至少也有整整兩袋四五升垃圾袋，最多的高達(dá)十五個(gè)垃圾袋。家用碎紙機(jī)里不斷地發(fā)出"咔——"的聲音，我已聽(tīng)過(guò)不知多少次了。

要管理這么大數(shù)量的文件絕非易事。不過(guò)我偶爾還是會(huì)碰到非常善于整理文件的人，讓我不禁肅然起敬。因?yàn)楫?dāng)我問(wèn)"怎樣管理文件？"時(shí)，對(duì)方甚至給予了近乎完美的回答："和小孩有關(guān)的文件放入這個(gè)文件夾，食譜放在那個(gè)文件夾，雜志的剪貼放在這里，電子產(chǎn)品的說(shuō)明書(shū)放在這個(gè)盒子里……"

分類(lèi)之詳細(xì)，甚至讓人聽(tīng)到一半就會(huì)走神。

坦率地說(shuō)，我很討厭文件的分類(lèi)，也從不用很多的文件夾或是認(rèn)真地寫(xiě)上標(biāo)簽進(jìn)行分類(lèi)。因?yàn)槲矣X(jué)得，如果是辦公室里對(duì)多人共用的文件進(jìn)行分類(lèi)還可以，但平常在家里使用的文件根本沒(méi)有規(guī)規(guī)矩矩分類(lèi)的必要。

我現(xiàn)在的結(jié)論是：處理文件的基本原則就是全部丟掉。

也許有些人聽(tīng)了會(huì)驚得目瞪口呆。但這世上真的沒(méi)有比文件更麻煩的東西了，因?yàn)榫退隳阈⌒囊硪淼卣洳?，也完全不?huì)有一點(diǎn)心動(dòng)感，不是嗎？

所以，凡是不符合"現(xiàn)在正使用"“暫且需要"、‘需要永存”這三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的文件，都應(yīng)該毫不猶豫地全部丟掉。

這里所說(shuō)的"文件"不包括過(guò)去收到的情書(shū)或者日記之類(lèi)的物品。這些"紀(jì)念品”類(lèi)的物品要到最后才進(jìn)行整理。因?yàn)槲以H眼看到有些人由于整理這些物品而明顯地減慢了整理的速度。

所以，首先要集中精力整理那些完全沒(méi)有心動(dòng)感的文件，一氣呵成。朋友或戀A寄來(lái)的信件則視為“紀(jì)念品"來(lái)處理，請(qǐng)先不要?jiǎng)邮终怼?/span>

完成了那些無(wú)心動(dòng)感文件的整理后，剩下的文件該怎么處理呢？

我的文件整理法非常簡(jiǎn)單，只把文件大體上分為"需要留存"和“待辦”兩類(lèi)。文件整理的基本原則是全部丟棄，但若需要把文件留下來(lái)，則應(yīng)分清是屬于哪一類(lèi)的文件。

首先說(shuō)說(shuō)待辦的文件。顧名思義，這類(lèi)文件是自己必須處理的文件。其中包括需要回復(fù)的信件、預(yù)計(jì)提交的報(bào)告、準(zhǔn)備瀏覽的報(bào)紙等。因此，應(yīng)專(zhuān)門(mén)開(kāi)辟一個(gè)"待辦專(zhuān)區(qū)”，把這些文件集中收在一處。

重點(diǎn)是，這個(gè)"待辦專(zhuān)區(qū)”必須只有一處，絕對(duì)不可增加。

?講座資料

芳香療法講座、邏輯學(xué)講座、市場(chǎng)指導(dǎo)講座，這些都是熱心學(xué)習(xí)的人趨之若鶩的地方。最近盛行"早晨活動(dòng)”，許多早晨講座如雨后春筍般地開(kāi)辦起來(lái)，無(wú)論在時(shí)間上還是內(nèi)容上都有很大的余地可供選擇。

老師為我們精心制作的學(xué)習(xí)講義就如勛章那樣確實(shí)不能隨意丟棄。不過(guò)，那些熱心學(xué)習(xí)的人士房間里卻被這些講座的書(shū)籍和學(xué)習(xí)講義占據(jù)了相當(dāng)大的空間，所以進(jìn)入這樣的房間就會(huì)產(chǎn)生一種難以言喻的壓迫感。

M小姐是一家廣告公司的職員（三十多歲），剛進(jìn)入她房間時(shí)，就會(huì)誤以為進(jìn)入了她的辦公室。首先看到的是書(shū)桌上排放著一長(zhǎng)排的文件夾，M小姐自豪地說(shuō)道："這些全部是參加講座時(shí)的講義?！彼莻€(gè)公認(rèn)的講座發(fā)燒友，平時(shí)都采用文件夾保管自己參加的所有講座的資料。

我常聽(tīng)到這樣的聲音："什么時(shí)候想重新學(xué)習(xí)。"可是，真的會(huì)重新學(xué)習(xí)嗎？沒(méi)有，許多人都沒(méi)有。

講座資料也是家中最常見(jiàn)的一種文件。一般來(lái)說(shuō)，擁有許多同類(lèi)講座資料的情況非常多。究其原因，就是你沒(méi)有掌握好講座的內(nèi)容。

與其說(shuō)這是壞事，毋寧說(shuō)你依然沒(méi)有重新學(xué)習(xí)過(guò)去的講座資料。坦率地說(shuō)，如果不踐行講座中學(xué)到的內(nèi)容，這種所謂的講座就沒(méi)有意義。確實(shí)，剛接受講座知識(shí)的瞬間是有價(jià)值的，但是從接受的瞬間到結(jié)束的瞬間你能否踐行學(xué)到的內(nèi)容才是關(guān)鍵。不妨捫心自問(wèn)："為什么我要特意付出高額的學(xué)費(fèi)去參加講座學(xué)習(xí)呢？”按常理，講座的內(nèi)容只要看看書(shū)本就可以了。其實(shí)，你是為了感受講座現(xiàn)場(chǎng)的學(xué)習(xí)氣氛和老師的熱情才特意前去聽(tīng)課的。也就是說(shuō)，真正的講座資料就是講座本身，是鮮活的事物。因此，你應(yīng)該抱著“講座的資料盡可全部丟棄”的心態(tài)前去聽(tīng)課。如果你把資料丟棄后又感到后悔了，不妨再參加一次相同的講座，而且要把重點(diǎn)放在立即踐行方面。話(huà)說(shuō)回來(lái)，如果你身邊一直擁有講座資料，就代表你絕對(duì)沒(méi)有去付諸實(shí)踐。

最近聽(tīng)說(shuō)有人擁有一百九十次講座資料的事。若是這種情況，應(yīng)立即把講座資料“全部丟棄"。

?信用卡消費(fèi)明細(xì)

信用卡的消費(fèi)明細(xì)表也應(yīng)該全部丟掉。

信用卡明細(xì)表的原本目的究竟是什么？它對(duì)很多人來(lái)

說(shuō)，就是告知在這個(gè)月用了多少錢(qián)。使用者經(jīng)過(guò)確認(rèn)后，就把用去的金額寫(xiě)在家庭收支簿上，然后應(yīng)該立刻丟棄明細(xì)表。由于明細(xì)表已經(jīng)完成了它的使命，所以丟棄了也絕無(wú)問(wèn)題。再說(shuō)，到底什么時(shí)候會(huì)因失去信用卡明細(xì)表而感到困擾呢？或許是信用卡自動(dòng)扣款產(chǎn)生糾紛，法庭審理需要它作為證明材料的時(shí)候吧。但這種事基本上不可能發(fā)生。實(shí)在沒(méi)有必要為了這種不可能發(fā)生的事，小心翼翼地保管這些信用卡的明細(xì)表。水電、煤氣等公共費(fèi)用的銀行賬戶(hù)自動(dòng)扣款通知單也一樣，狠下心把這些文件丟掉吧。在我的顧客中，最難以丟文件的是一對(duì)律師夫婦。"如果法庭需要這個(gè)文件該如何是好？”他們一直存有這樣的擔(dān)心，所以擁有的文件數(shù)量總是居高不下。不過(guò)現(xiàn)在連這對(duì)職業(yè)夫婦都最終舍棄了幾乎所有的文件，所以請(qǐng)盡可放心地丟棄信用卡之類(lèi)的消費(fèi)明細(xì)吧。

?電子產(chǎn)品的保證書(shū)

電視機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等電子產(chǎn)品必定附有保證書(shū)。家里只有這類(lèi)正規(guī)產(chǎn)品的保證書(shū)才需要集中起來(lái)加以妥善保管。不過(guò)遺憾的是，大多數(shù)人的這種做法就是差了那么一點(diǎn)點(diǎn)。

最常見(jiàn)的做法是用文件夾來(lái)保管。因?yàn)槲募A可以依照電子產(chǎn)品的種類(lèi)分類(lèi)收納，所以很受歡迎。實(shí)際上這是個(gè)陷阱。如果分類(lèi)過(guò)細(xì)，有可能使人看漏或看錯(cuò)文件。

使用這類(lèi)文件夾時(shí)，一般都會(huì)把產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)和保證書(shū)放在一起保管。但我不認(rèn)為這樣是正確的，而且覺(jué)得這些使用說(shuō)明書(shū)都可以棄之不用。我們?cè)僦匦聦徱曇幌戮筒浑y發(fā)現(xiàn)，這些東西幾乎都不曾再次使用?；旧希枰斪x說(shuō)明書(shū)的電子產(chǎn)品，如數(shù)碼相機(jī)、電腦等，說(shuō)明書(shū)都很厚，大多從一開(kāi)始就沒(méi)放入文件夾里。所以我敢斷言，就是丟掉保管在文件夾里的使用說(shuō)明書(shū)也絕無(wú)問(wèn)題。

我也會(huì)請(qǐng)我的顧客們丟掉使用說(shuō)明書(shū)（包括數(shù)碼相機(jī)、電腦的使用說(shuō)明書(shū)），大家一致反映"完全沒(méi)有問(wèn)題，不會(huì)造成什么困擾"。即使電器發(fā)生了故障，只要自己動(dòng)手，通過(guò)各種調(diào)試也會(huì)很快排除故障。如果一時(shí)難以奏效，直接去購(gòu)買(mǎi)那個(gè)產(chǎn)品的商店詢(xún)問(wèn)或者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索解決辦法，都還沒(méi)有解決不了的問(wèn)題。

現(xiàn)在再把話(huà)題回到保證書(shū)上，我認(rèn)為最好的保管方法就是把這些產(chǎn)品保證書(shū)不加分類(lèi)地放入普通的文件夾里。

保證書(shū)大多一年也使用不上一次，甚至長(zhǎng)年不用。這種使用率很低的文件有必要一份一份十分細(xì)心地分類(lèi)保管嗎？況且一旦需要，夾頁(yè)也沒(méi)貼上標(biāo)簽，還是得一頁(yè)一頁(yè)翻著找。所以不如全都放在一起，要找的時(shí)候全部拿出來(lái)找。兩種方法所花費(fèi)的精力和時(shí)間幾乎相同。

另外，如果保證書(shū)分類(lèi)過(guò)細(xì)，就會(huì)減少逐一過(guò)目的機(jī)會(huì)。而且不留意的話(huà)就容易累積一大堆已經(jīng)過(guò)期的保證書(shū)。所以若不分類(lèi)地集中在一個(gè)文件夾里，則需要某一份保證書(shū)時(shí)就會(huì)一份一份地查看，自然就會(huì)發(fā)現(xiàn)其中的某份保證書(shū)已經(jīng)過(guò)了期限，就能自動(dòng)地把所有的保證書(shū)都檢查一遍。

這樣的做法可以省去定期檢查內(nèi)容的麻煩手續(xù)，而且文件夾是家家必備的收納物品，所以也不需要特意去買(mǎi)。另外使用空間也只有不到過(guò)去的十分之一。

?賀年卡

賀年卡的任務(wù)就是向?qū)Ψ桨l(fā)出新年的問(wèn)候：“今年也請(qǐng)您多加關(guān)照了。"其實(shí)，當(dāng)新年里收到賀年卡的瞬間，它的使命就已經(jīng)完成了。所以一旦確認(rèn)了賀年卡的對(duì)獎(jiǎng)號(hào)碼后可說(shuō)一聲“謝謝您今年也想到我！"，然后就可以毫無(wú)顧忌地丟掉了。若要利用它制作明年親友的地址通訊簿，只需保存一年即可。除了依然讓自己心動(dòng)的賀年卡，其余的趕緊全部都丟掉吧。

?使用完的存折

使用完的存折就失去了用處，不必反復(fù)再看。即使反復(fù)地看存款也不會(huì)變多，沒(méi)有特殊的例外還是立刻丟掉吧。

?薪水明細(xì)

薪水明細(xì)的任務(wù)就是告知"這個(gè)月發(fā)了這些工資"。

當(dāng)你收到后在查核確認(rèn)了其中內(nèi)容的瞬間，它的作用就已結(jié)束。